Menulis Laporan Yang Baik

Menggunakan Format Laporan Bisnis

Bayangkan skenario ini: Anda adalah seorang manajer tingkat atas yang sibuk, dan tugas Anda adalah mengawasi beberapa manajer junior. Setiap kuartal, setiap anggota tim manajerial Anda memberikan laporan tertulisnya atau kemajuan departemennya. Laporan ini berupa rincian keuntungan, biaya, produktivitas, dan rekomendasi untuk kuartal berikutnya.

Membaca semua laporan ini memakan waktu, tetapi yang membuat frustasi adalah bahwa semua laporan sama sekali berbeda. Beberapa manajer Anda menempatkan data dan statistik di awal, sementara yang lain menggunakan lampiran di akhir. Beberapa tidak termasuk ringkasan eksekutif, atau bagian dengan rincian tentang rekomendasi untuk kuartal berikutnya. Ini berarti Anda harus menghabiskan waktu ekstra untuk meringkas laporan masing-masing untuk menemukan informasi yang Anda benar-benar membutuhkan.

Bagaimana Anda bisa mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mencari informasi penting? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa laporan Anda yangterkirim dapat dibaca, dicerna, dan dipahami? Pembaca mungkin akan menemukan bahwa waktu yang mereka butuhkan ternyata hanya setengahnya saja jika setiap orang mengikuti format yang sama.

Inilah sebabnya mengapa format standar – sering disebut Format Laporan Bisnis – telah dikembangkan selama bertahun-tahun. Pada artikel ini, kita membahas kegunaan untuk menggunakan format standar, dan kemudian kami akan berikan seperti apa format laporan tersebut.

Mengapa Format Penting
Salah satu alasan yang paling penting untuk mengikuti Format Laporan Bisnis yang standar adalah bahwa orang-orang yang membaca laporan biasanya tidak memiliki banyak waktu. Sangat sedikit, jikapun ada, akan membaca setiap kata dari laporan Anda dari awal sampai akhir. Namun, dengan menggunakan format, yang jelas dan standar akan memungkinkan pembaca untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan mudah – dan melewatkan apa yang tidak mereka butuhkan.

Format standar juga membantu Anda mengatur semua informasi yang relevan. Isi dari laporan dapat banyak, terutama ketika Anda memiliki banyak data. Format ini memastikan bahwa informasi Anda mengikuti langkah-langkah logis bahwa pembaca akan dapat mengikuti dan memahami dengan mudah.

Format Laporan Bisnis
Berikut adalah komponen utama dari format standar:
1.Halaman Judul (atau Bagian Judul)
Sertakan nama laporan, nama penulis, dan tanggal. Jika laporan Anda cukup panjang, bagian judul Anda juga dapat mencakup daftar isi.

2.Ringkasan Eksekutif
Buatlah maksimum satu halaman, dan berisi mengenai rangkuman masalah yang Anda sedang coba pecahkan, daftar informasi yang paling penting atau hasil, dan detail langkah-langkah tindakan apapun yang Anda rekomendasikan.
Bagi banyak orang, ini adalah halaman dimana seseorang cukup punya waktu untuk membaca. Hal ini juga merupakan ide yang baik untuk menulis, sehingga Anda memiliki pendapat mengenai kasus dengan cara yang mandiri. Gunakan tanda penegas dan nomor daftar untuk menyoroti poin-poin penting.

3.Metodologi
Jelaskan metode yang digunakan dalam penelitian Anda untuk mencapai kesimpulan Anda. Sebagai contoh, apakah Anda berbicara dengan kelompok terfokus, melakukan wawancara, pencarian arsip perusahaan, atau menggunakan sumber daya dari luar seperti konsultan atau perusahaan riset? Sertakan rincian proses penelitian Anda, dan jelaskan mengapa Anda menggunakan sumber-sumber yang Anda lakukan.

4.Pengenalan
Beritahu pembaca mengapa mereka perlu membaca laporan ini, dan berikan gambaran yang sangat singkat tentang apa yang Anda akan tutup dalam bagian utama laporan.

5.Bagian Utama
Ini adalah ‘jantung’ dari laporan Anda. Hadirkan penelitian terkait dengan kasus Anda – dan ingatlah untuk menempatkan informasi yang paling penting di bagian pertama.

6.Kesimpulan
Menganalisis hasil penelitian Anda, dan buat semuanya bersama-sama. Banyak orang akan membaca bagian ini, sehingga tetap pendek dan sederhana.

7.Saran dan Rekomendasi
Daftar tindakan yang Anda pikir dimana pembaca atau perusahaan harus lakukan untuk memecahkan masalah yang sedang Anda tangani. Idealnya, menggunakan poin atau nomor untuk daftar ini.
Ini adalah bagian lain yang sangat mungkin untuk dibaca, jadi buatkah pendapat Anda secara sangat jelas. Anda sudah melakukan riset, sehingga dapat mengatakan kepada orang apa yang mungkin terjadi selanjutnya. Jika Anda menyarankan perubahan besar, Anda lalu dapat membuat strategi untuk menerapkan perubahan ini lebih besar secara langkah-demi-langkah.

8.Lampiran
Mencakup semua sumber dan informasi penelitian secara rinci. Hanya sedikit orang yang membaca lampiran hati-hati, tapi lampiran adalah informasi yang mendukung argumen Anda, sehingga harus disertakan.

Tips Menulis Laporan
Berikut adalah beberapa saran tambahan untuk menulis efektif, terorganisir dengan baik laporan:
• Pahami tujuan Anda: Sebelum Anda mulai meneliti atau menulis, pastikan Anda memahami dengan jelas mengapa Anda menulis laporan dan siapa yang akan membacanya.

• Gunakan gaya santai: Jika mungkin, tetap gaya penulisan Anda sederhana dan mudah dibaca. Jadilah profesional, tetapi jagalah pikiran pembaca Anda. Jika Anda menulis seperti Anda berbicara, mereka mungkin akan memiliki waktu lebih mudah memahami apa yang sedang Anda coba beritahukan kepada mereka.

• Ringkas: Ingat, orang biasanya tidak punya banyak waktu. Jagalah kalimat Anda tetap pendek dan jelas.

• Gunakan sumber dan data: Gunakan statistik, dan sumber kutipan sebisa Anda. Orang cenderung mempercayai angka-angka dari pada pendapat.

• Mengatur teks Anda dengan judul yang jelas: pertegas teks dengan judul dan subjudul. Hal ini membuat membaca lebih mudah, dan memungkinkan orang untuk menemukan informasi yang paling relevan untuk mereka.

• Mulailah dengan informasi yang paling penting: Dalam setiap bagian dari laporan Anda, masukkan informasi yang paling penting pertama kali. Sekali lagi, ingat bahwa kebanyakan orang tidak memiliki banyak waktu. Katakan kepada mereka apa yang mereka perlu tahu secepat mungkin.

• Jauhkan informasi cadangan: Setelah Anda melakukan penelitian awal Anda, Anda mungkin akan memiliki informasi lebih banyak dari yang Anda benar-benar butuhkan. Ini berarti bahwa Anda harus lalui semua data untuk menentukan apa yang perlu untuk disampaikan dalam laporan Anda. Hati-hati jangan salah-pilih data: seperti memilih hanya apa yang Anda sukai, atau apa yang mendukung tujuan Anda.

Sumber: Mind Tools: Essential Skills for an Excellent Career!
http://www.mindtools.com/

Disadur oleh ES

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: